Иначе говоря, акты гражданского состояния представляют собой юридические факты - основания возникновения, изменения или прекращения правоотношений, содержанием которых и являются соответствующие права и обязанности. В государственных и общественных интересах и с целью охраны личных и имущественных интересов граждан законом установлена обязательная регистрация этих фактов посредством актовых записей в органах ЗАГС.
Часть 2 статьи 3 Закона содержит перечень актов, подлежащих государственной регистрации: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть. Перечисленные акты гражданского состояния регистрируются органами ЗАГС путем составления соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Записи актов гражданского состояния производятся на бланках строгой формы, которая утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния». Этим же постановлением утверждены формы бланков свидетельств.
Статьей 7 Закона предусматривается составление записи акта гражданского состояния в соответствии с представленными документами, являющимися основанием для государственной регистрации акта гражданского состояния (заявление о государственной регистрации акта гражданского состояния, медицинское свидетельство о смерти или рождении, решение суда) и документом, удостоверяющим личность заявителя.
Запись акта гражданского состояния составляется в двух идентичных экземплярах. На первом и втором экземплярах бланка актовой записи проставляется один и тот же порядковый номер. В бланках актовых записей указываются полные официальные наименования органа, который производит государственную регистрацию акта гражданского состояния, суда, медицинской или других организаций. При заполнении бланков актовых записей сокращение слов, помарки и подчистки не допускаются.
Каждая запись акта гражданского состояния должна быть прочитана заявителем, подписана им и составляющим запись работником органа записи актов гражданского состояния, скреплена печатью органа записи актов гражданского состояния.
Актовые записи являются бесспорными доказательствами удостоверенных ими актов, пока не опровергнуты в судебном порядке. Согласно пункту 1 статьи 9 в случае утраты свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния орган записи актов гражданского состояния, в котором хранится первый экземпляр записи акта гражданского состояния, выдает повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не сохранился, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в котором хранится второй экземпляр записи акта гражданского состояния. Повторное свидетельство об акте гражданского состояния может быть выдано только в соответствии с актовой записью.