Легализация документов заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой свидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати государственного органа на документах.
Основополагающее правило легализации документов состоит в том, что легализация российских документов, составленных различными учреждениями на территории Российской Федерации для представления властям иностранных государств, осуществляется в Консульском департаменте Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Гаагская конвенция от 05 октября 1961 года отменила требование консульской легализации иностранных официальных документов. Россия присоединилась к Гаагской конвенции 31 мая 1992 года. В соответствии с Гаагской конвенцией документы, предназначенные для представления в официальные органы государств-участников Конвенции, удостоверяются в особом порядке. На документах проставляется специальный штамп «апостиль», удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее свидетельство (справку), и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Органы записи актов гражданского состояния проставляют апостиль на документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.
Правом проставления апостиля на свидетельствах (справках) о государственной регистрации акта гражданского состояния, выданных органами записи актов гражданского состояния Курганской области наделено только Управление записи актов гражданского состояния Курганской области.
Подпись, печать или штамп, проставляемые Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации.
Свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния с апостилем принимаются только странами - участницами Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов и соответственно апостиль проставляется только на документах, которые будут использоваться на территории этих стран.
Апостиль проставляется только на подлинниках свидетельств (справок) о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа, либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются. Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.
Проставление апостиля регистрируется в отдельном журнале.
Для проставления штампа «апостиль» гражданином должны быть предоставлены следующие документы:
- заявление о проставлении апостиля на официальном документе (составляется по образцу);
- документ, удостоверяющий личность;
- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государ-ства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от уполномоченного органа и должностного лица;
- квитанция об уплате государственной пошлины, размер которой составляет 1500 рублей за каждый документ.
Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать). Текст документов должен быть четким, подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми.
Проставление апостиля на официальных документах, выданных органами записи актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, производится по заявлению лица, обратившегося лично, в день обращения.
Основанием для отказа в проставлении апостиля является:
- документы, представленные для исполнения государственной функции, не соответ-ствуют требованиям;
- подпись должностного лица и (или) оттиск печати на документе о регистрации акта гражданского состояния не соответствует имеющимся образцам;
- содержание представленного документа о регистрации акта гражданского состоя-ния не соответствует содержанию записи акта гражданского состояния;
- документ о регистрации акта гражданского состояния выдан другими субъектами РФ;
- документ требуется для вывоза в государство, не подписавшее Гаагскую конвен-цию, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, от  05 октября 1961 года.