В соответствии с Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области, утвержденным постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313, Управление записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Основной формой осуществления контроля в отношении отделов ЗАГС органов местного самоуправления (далее — отделы ЗАГС) является проведение плановых и внеплановых проверок их деятельности.
В 1 полугодии 2017 года проведено 2 плановых проверки Отделов ЗАГС Администрации Альменевского, Белозерского районов с выездом по месту нахождения органов ЗАГС (в 1 полугодии 2016 года проверки не проводились).
В результате контрольной деятельности Управлением изучался вопрос организации деятельности и соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
В ходе проведенных проверок с целью реализации контрольных функций комиссией проведен анализ структуры и организации деятельности отделов ЗАГС; вопросов учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющимися документами строгой отчетности; взаимодействия отдела ЗАГС с другими органами и организациями в рамках предоставления информации на поступающие запросы; работы, проводимой отделом ЗАГС с обращениями граждан, своевременности их рассмотрения; достоверности, полноты и своевременности представления отделом ЗАГС отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в адрес Управления; мероприятий, проведенных отделом ЗАГС, по защите и сохранности информации, по оказанию государственных услуг по заявлениям граждан, поступившим через ГБУ «МФЦ», Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее — ЕПГУ), о мероприятиях по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ГБУ «МФЦ» и ЕПГУ, о мероприятиях по организации работы по конвертации записей актов гражданского состояния в электронную форму, о предоставлении бесплатной юридической помощи.
Проверка отдела ЗАГС Администрации Альменевского района Курганской области показала, что структура отдела ЗАГС, указанная в Положении об отделе ЗАГС, не соответствует фактической структуре отдела ЗАГС.
Должностные инструкции сотрудников отдела ЗАГС не содержат некоторых обязанностей, фактически исполняемых сотрудниками.
Номенклатура дел отдела ЗАГС не соответствует примерной номенклатуре дел органов ЗАГС органов местного самоуправления, направленной Управлением в 2011 году.
Допускаются описки при учете бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в актах об их уничтожении.
Отсутствует необходимый учет обращений граждан.
Осуществляется двойная, тройная и т. д. регистрация ответов на запросы других органов и организаций, что противоречит общим правилам делопроизводства.
В АИС «Находка-ЗАГС» в качестве пользователя базой указано постороннее лицо, не являющееся специалистом отдела ЗАГС.
В результате проверки отдела ЗАГС Администрации Белозерского района Курганской области установлено, что должностная инструкция начальника отдела ЗАГС не содержат положений по его замещению на период отсутствия, указанные показатели результативности работы не отражают степень организации и уровень осуществляемого контроля.
Номенклатура дел отдела ЗАГС не соответствует примерной номенклатуре дел органов ЗАГС органов местного самоуправления, направленной Управлением в 2011 году.
Выявлен отдельный случай выдачи повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния лицу, не уполномоченному на это.
Отсутствуют отдельные учет и хранение обращений граждан.
Не проводятся активные мероприятия по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ».
Неверно осуществляется хранение документов, составленных в рамках международной правовой помощи.
Выявленные в ходе проведения проверок замечания принимаются к сведению сотрудниками отделами ЗАГС и в дальнейшей деятельности исключаются.