Неслучайно срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС увеличен с 75-ти до 100 лет с последующей передачей их на постоянное хранение в государственный архив. Все эти годы документы гражданина могут «свидетельствовать» за него, «давать показания», «участвовать в процессе» и даже «проливать свет» на какие-то зафиксированные документально семейные тайны.

Органы ЗАГС осуществляют регистрацию семи жизненно важных актов гражданского состояния: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемену имени и смерть. Без этого не может обойтись ни одно государство и ни один гражданин государства. Вопрос сохранения архивного фонда записей актов гражданского состояния – это вопрос национального самоуважения.

Отделом записи актов гражданского состояния города Кургана Управления ЗАГС Курганской области проводится большая работа по формированию электронной базы данных прошлых лет. В настоящее время в электронную базу данных внесено более 55 % актовых записей от общего колличества записей актов гражданского состояния, хранящихся в архиве отдела.

Созданная электронная база данных существенно облегчила работу специалистов органов ЗАГС, значительно сократилось время исполнения запросов граждан и организаций. Вместе с тем, работа по созданию электронного архива очень трудоёмкая. Несмотря на то, что большинство записей ещё в хорошем состоянии,некоторые документы трудно читаются, что зависит от почерка специалиста, составившего запись акта гражданского состояния. Таким образом, электронной версии документа, являющейся точной копией актовой записи на бумажном носителе, требует очень большого внимания и затрат времени.

Создание полной электронной базы данных актовых записей обеспечит органам ЗАГС переход на электронный документооборот и предоставление государственных услуг в электронном виде. При этом будет создана система двойного хранения актовых записей – в бумажном и электронном виде, а главное - будет гарантированна сохранность записей и тем самым обеспечены права семьи и каждого гражданина в будущем.