Орган ЗАГС, регистрируя акт гражданского состояния, составляет соответствующую запись в книге установленного образца и на ее основании в удостоверение факта регистрации выдает свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Действующим законодательством закреплена обязательность выдачи свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния только на специализированных бланках, изготовленных на специальном материале с водяными знаками, изображающими Государственный герб Российской Федерации, и иными видами защиты от подделки. В отношении выдачи свидетельств установлен режим строгой отчетности, каждый бланк имеет серию и номер.
В соответствии с Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния все бланки свидетельств заполняются в строгом соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния, при этом совершение в них исправлений и сокращений слов недопустимо.
Все свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния в обязательном порядке подписываются руководителем органа ЗАГС или лицом, исполняющим его обязанности, и скрепляются печатью соответствующего органа ЗАГС.