Обзор по результатам проверок отделов ЗАГС органов местного самоуправления за 2018 год

  В соответствии с Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области, утвержденным постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313, Управление записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  Основной формой осуществления контроля в отношении отделов ЗАГС органов местного самоуправления (далее — отделы ЗАГС) является проведение плановых и внеплановых проверок их деятельности.

  В 2018 года проведено 4 плановые проверки с выездом по месту нахождения органов ЗАГС:
- отдел ЗАГС Администрации Куртамышского района (март 2018 года);
- служба ЗАГС Администрации Варгашинского района (апрель 2018 года);
- отдел ЗАГС Администрации Сафакулевского района (май 2018 года);
- отдел ЗАГС Администрации Юргамышского района (сентябрь 2018 года).

  В результате контрольной деятельности Управлением изучался вопрос организации деятельности и соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  В ходе проведенных проверок с целью реализации контрольных функций комиссией проведен анализ:
- структуры и организации деятельности отделов ЗАГС;
- учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющимися документами строгой отчетности;
- взаимодействия отдела ЗАГС с другими органами и организациями в рамках предоставления информации на поступающие запросы;
- работы, проводимой отделом ЗАГС с обращениями граждан, своевременности их рассмотрения;
- достоверности, полноты и своевременности представления отделом ЗАГС отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в адрес Управления;
- мероприятий, проведенных отделом ЗАГС, по защите и сохранности информации, по оказанию государственных услуг по заявлениям граждан, поступившим через ГБУ «МФЦ», Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее — ЕПГУ);
- мероприятий по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ГБУ «МФЦ» и ЕПГУ;
- мероприятий по организации работы по конвертации записей актов гражданского состояния в электронную форму;
- мероприятий по предоставлению бесплатной юридической помощи.

  Проверка отдела ЗАГС Администрации Куртамышского района Курганской области показала следующее:
- должностная инструкция начальника отдела ЗАГС не содержит положения о наделении его полномочиями по подписанию записей актов гражданского состояния, по организации работы по осуществлению функций, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от 03 марта 2017 года № 254 «Об утверждении Правил перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния(актовых книг)» и по созданию условий для предоставления услуг в электронном виде;
- номенклатурные дела в отделе ЗАГС формируются не в пределах календарного года, а по мере накопления.

  В результате проверки службы ЗАГС Администрации Варгашинского района Курганской области установлено:
- в службе отсутствует необходимый учет и хранение обращений граждан;
- допускается внесение дописок в акт об уничтожении гербовых свидетельств.

  Проверкой выявлено, что в отделе ЗАГС Администрации Сафакулевского района Курганской области:
- отсутствует необходимый учет и хранение обращений граждан;
- номенклатурные дела в отделе ЗАГС формируются не в пределах календарного года, а по мере накопления, не оформлены обложки дел.

  Проверкой выявлено, что в отделе ЗАГС Администрации Юргамышского района Курганской области:
- в тексте Положения указано, что отдел возглавляет начальник. При этом в структуре Администрации Юргамышского района Курганской области, утвержденной решением районной Думы от 21.01.2011 года № 59, и должностной инструкции муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы, указано, что отдел ЗАГС возглавляет руководитель;
- отсутствует отдельная регистрация обращений граждан и отдельное номенклатурное дело, в которое должны быть помещены обращения граждан и документы по их рассмотрению;
- на обращения граждан, поступающие по электронной почте, заявителям не направляются официальные ответы;
- номенклатурные дела в отделе ЗАГС формируются не в пределах календарного года, а по мере накопления, обложки дел не оформлены.

  В ходе проверок было выявлено, что в отделах ЗАГС не проводятся активные мероприятия по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ».

  Члены комиссии отметили, что в отделах ЗАГС, в которых проходили проверки, организована работа по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 года №254.

  Выявленные в ходе проведения проверок замечания принимаются к сведению сотрудниками отделами ЗАГС и в дальнейшей деятельности исключаются.