В соответствии с Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области, утвержденным постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313, Управление записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Основной формой осуществления контроля в отношении отделов ЗАГС органов местного самоуправления (далее — отделы ЗАГС) является проведение плановых и внеплановых проверок их деятельности.
В 2015 году проведено 9 плановых проверок Отделов ЗАГС Администрации Лебяжьевского, Макушинского, Мишкинского, Мокроусовского, Петуховского, Половинского, Притобольного, Целинного, Сафакулевского районов без выезда (в 2014 году проведено 8 аналогичных проверок).
В результате контрольной деятельности Управлением изучался вопрос корректности ведения базы «Находка-ЗАГС».
Анализ проверок за 2015 год свидетельствует о том, что для осуществления специального делопроизводства в отделах ЗАГС Курганской области установлен программный комплекс «Находка-ЗАГС».
Проверка отдела ЗАГС Администрации Лебяжьевского района Курганской области показала, что согласно отчетным данным в архиве отдела ЗАГС Лебяжьевского района по состоянию на момент проверки на хранении находилось 179 921 актовая запись. При этом, программный комплекс «Находка-ЗАГС» содержал 131 044 актовых записи на электронном носителе.
В период проверки комиссией проверено 5 456 вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек, из них:
- 1 569 актовых записей о рождении за 1967, 1990, 1996, 2003 и 2005 годы;
- 849 актовых записей о заключении брака за 1968, 1990, 1996, 2003, 2004 годы;
- 219 актовых записей о расторжении брака за 1982, 1990, 1996, 2003 годы;
- 720 актовых записей об установлении отцовства за 1969, 1970, 1976, 1983, 1990, 1996, 2000, 2001, 2003, 2006, 2009 годы;
- 2 029 актовых записей о смерти за 1955, 1976, 1983, 1990, 1996, 2003 годы;
- 52 актовые записи об усыновлении за 1961, 1962, 1983, 1985, 2003, 2005 годы;
- 18 актовых записей о перемени имени за 1964, 1970, 1976 годы.
Комиссией по проведению проверки отмечено, что по сведениям, указанным в актовых записях на бумажных носителях и в их электронных карточках, имеются разночтения. Кроме этого, в базе «Находка-ЗАГС» установлены дубляжи записей актов гражданского состояния.
В результате проверки отдела ЗАГС Администрации Макушинского района Курганской области установлено, что в архиве отдела ЗАГС на момент проведения проверки на хранении находилось 224 559 актовых записей. В программный комплекс «Находка — ЗАГС» внесено 129 624 актовых записи. В целом в ходе проверки было проверено более 4,8 тыс. актовых записей.
Комиссией по проведению проверки выявлено:
- несоответствие номеров актовых записей на бумажных носителях относительно их аналогов в электронном виде;
- указание неверных сведений о рожденных и их родителях в электронных карточках актовых записей в части дат рождения и имен;
- указание в электронных карточках актовых записей данных, отсутствующих в записях актов гражданского состояния на бумажном носителе;
- нумерация актовых записей о смерти, составленных по отделу ЗАГС Макушинского района Курганской области за 1988 год, в базе «Находка — ЗАГС» не соответствует номерам актовых записей о смерти в актовой книге;
- в ходе выборочной проверки актовых записей о смерти за 1975 год Моршихинского сельского совета Макушинского района Курганской области выявлено дублирование актовой записи.
На момент проверки отдела ЗАГС Администрации Мишкинского района Курганской области установлено, что в отделе ЗАГС на хранении находилось 174 933 актовых записи. При этом, программный комплекс «Находка-ЗАГС» содержит 159 749 актовых записей на электронном носителе.
В период проверки комиссией проверены 6 608 вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек, из них:
- 2 542 акта о смерти за 1928 год, 1929 год, 1945 год, 1962 год, 1964 год, 1973 год, 1991 год, 1996 год, 2003 год; 2004 год;
- 2 642 актовых записи о рождении за 1937 год, 1973 год, 1992 год, 2003 год;
- 618 актовых записей о браке за 1970 год, 1994 год; 2004 год;
- 128 актовых записей об установлении отцовства за 1970 год, 1982 год, 1995 год, 1999 год, 2001 год, 2003 год, 2010 год;
- 619 актовых записей о расторжении брака за 1925 год, 1927 год,1935 год, 1950 год; 1965 год, 1972 год, 1977 год, 1982 год, 1986 год, 1999 год, 2002 год, 2005 год;
- 15 актовых записей об усыновлении за 1971 год, 2000 год;
- 44 актовых записи о перемени имени за период с 1949 года по 1968 год; 1970 год, 2005 год. Выборочная проверка показала:
- отсутствие в базе «Находка — ЗАГС» записей актов о смерти Восходского, Иванковского, Кировского, Коровинского, Купайского сельсоветов за 2004 год, Карасинского, сельсовета за 1945 год, Хохловского сельсовета за 1928 год (актовые записи №56, 60 и № 61);
- разночтения в актовых записях на бумажных носителях и в их электронных карточках.
В ходе проверки отдела ЗАГС Администрации Петуховского района Курганской области выявлено, что на момент проведения проверки на хранении в отделе находилось 218 608 актовых записей, при этом программный комплекс «Находка-ЗАГС» фактически содержал 121 173 актовых записи на электронном носителе.
В период проверки проверены 5 164 вторых экземпляра записей актов гражданского состояния и их электронных карточек, из них:
- 1 261 акт о смерти, в том числе за 1996 год — 381; 1940 год — 137; 1965 год - 229; 1980 год — 178, 1943 год — 36; 2005 год — 300;
- 1 912 актовых записей о рождении, в том числе за 1970 год — 497; 1940 год — 313; 1929 год -355, 1936 год — 78, 1963 год — 283, 1984 год — 252; 1943 год — 26; 2003 год — 108;
- 468 актовых записей о заключении брака, в том числе за 1940 год - 35, 1929 год — 18; 1975 год — 138, 1982 год — 155; 1956 год — 122;
- 515 актовых записей о расторжении брака, в том числе за 2001 год — 169; 1940 год — 42, 1975 год — 59, 1991 год — 67; 2004 год — 92; 1982 год — 71; 1956 год — 15;
- 370 актовых записей об установлении отцовства, в том числе за 1991 год - 43, 2000 год — 46, 1969 год — 37, 1978 год — 56; 1970 год — 188;
- 12 актовых записей о перемене имени за 2001 год;
- 626 актовых записей об усыновлении за все периоды.
В ходе выборочной проверки корректности ведения базы «Находка-ЗАГС» установлено что в программном комплексе отсутствуют некоторые актовые записи о рождении, составленные Стрелецким, Матасинским, Жидковским, Каравашенским, Н.Георгиевским сельсоветами, актовые записи за 1963 год, составленные Бюро ЗАГС г. Петухово, актовые записи за 2003 год Троицкого сельсовета;
- актовые записи о заключении брака за 1940 год, 1929 год, 1928 год;
- актовые записи о расторжении брака за 2004 год Троицкого сельсовета;
- некоторые актовые записи о смерти, составленные Петуховским отделом ЗАГС, Жидковским сельсоветом, актовые записи за 1980 год Троицкого сельсовета, актовые записи, составленные Бюро ЗАГС г. Петухово;
- некоторые актовые записи об установлении отцовства, составленные Троицким, Сивковским, Частоозерским, Восточным, Долговским, Беляковским, Восточным сельсоветами.
Проверка организации работы отдела ЗАГС Администрации Петуховского района Курганской области по корректному ведению базы «Находка-ЗАГС» показала, что в некоторых электронных карточках актовых записей имеются разночтения с их аналогами на бумажном носителе.
Проверка отдела ЗАГС Администрации Половинского района Курганской области показала, что в архиве отдела хранилось 100 087 записей актов гражданского состояния. Электронный архив отдела содержал 87 023 актовых записи.
Комиссией проверно 4 538 вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек.
В ходе выборочной проверки корректности ведения базы «Находка-ЗАГС» установлено следующее:
- в актовых записях о рождении имеются разночтения в дате рождения и месте рождения ребенка, его фамилии и отчестве, фамилиях родителей (между данными, содержащимися в актовой записи на бумажном носителе, и данными имеющимися в электронной карточке);
- в актовых записях о заключении брака выявлены расхождения в указании данных по месту государственной регистрации актов гражданского состояния.
На момент проверки отдела ЗАГС Администрации Притобольного района Курганской области установлено, что в отделе ЗАГС на хранении находилось 114 917 актовых записей. При этом, программный комплекс «Находка-ЗАГС» содержит 75 798 актовых записей.
В период проверки комиссией проверены 3 571 вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек, из них:
- 1 298 актовых записей о рождении, в том числе за 1926 год — 163, 1940 год — 407; 1955 год — 145; 1956 год — 126; 1978 год — 243; 1984 год — 214;
- 359 актовых записей о заключении брака, в том числе за 1940 год — 23, 1993 год - 15 ; 1956 год — 59; 1979 год — 161; 2007 год — 101;
- 94 актовых записи о расторжении брака, в том числе за 1993 год — 53; 1956 год — 5; за 1979 год — 36;
- 253 актовых записи об установлении отцовства, в том числе за 2004 год — 31; 1982 год — 50; 1988 год — 46; 1985 год — 28; 2001 год — 33; 2003 год — 30; 2004 год — 35;
- 125 актовых записей о перемене имени;
- 9 актовых записей об усыновлении за все периоды;
- 1 433 акта о смерти, в том числе за 1956 год — 38; 1996 год — 276; 2006 год — 27; 2002 год — 135; 1994 год — 285; 1976 год — 361; 1986 год — 311.
Проверка организации работы отдела ЗАГС Администрации Притобольного района Курганской области по корректному ведению базы «Находка-ЗАГС» показала, что в некоторых электронных карточках актовых записей имеются разночтения с их аналогами на бумажном носителе.
Кроме этого, в Базе отсутствуют некоторые актовые записи о рождении составленные Красногорскиим, Круглянскиим, О-Алабугскии, Ершовским, Камышенским, Митинским, Обрядовским, Осиновским, Патраковским сельсоветами, Бюро ЗАГС Глядянского района.
На момент проведения проверки в Базу внесено всего 3 актовых записи об установлении отцовства за 2004 год, вместо 31 составленной актовой записи на бумажных носителях. Помимо этого, в Базе также отсутствуют актовые записи об установлении отцовства за 1979 год, 1988 год, 1985 год, 2006 год.
Проверка отдела ЗАГС Администрации Сафакулевского района Курганской области показала, что в архиве отдела хранилось 87 995 записей актов гражданского состояния. Согласно отчетным данным электронный архив отдела содержал 87 995 актовых записей. Комиссией проверно 3 549 вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек, из них:
- 708 актовые записи о рождении за 1952, 1984 годы;
- 816 актовых записей о заключении брака за 1952, 1967, 1973, 1984, 1999 годы;
- 245 актовые записи о расторжении брака за 1984, 1987, 1991, 1996 и 2002 годы;
- 192 актовых записей об установлении отцовства за 1984, 1987, 1991, 1997, 2001 и 2004 годы;
- 1528 актовых записей о смерти за 1946, 1952, 1964, 1978, 1984, 1992 и 1999 годы;
- 29 актовые записи об усыновлении за 1959, 1966, 1976, 1981 и 1984 годы;
- 31 актовых записей о перемени имени за 1965, 1977, 1994, 2000, 2002 и 2004 годы.
В ходе выборочной проверки корректности ведения базы «Находка-ЗАГС» установлено следующее:
- в актовых записях о смерти имеются разночтения в указании фамилий и имен умерших между данными, содержащимися в актовой записи на бумажном носителе, и данными имеющимися в электронной карточке);
- в актовых записях о рождении выявлено разночтение в данных указанных в электронной карточке актовой записи и на бумажном носитилем в части указания фамилии детей и их родителей;
- в актовой записях о заключении брака имеются разночтения в фамилии жениха и фамилии невесты после заключения брака между данными, содержащимися в актовой записи на бумажном носителе, и данными имеющимися в электронной карточке.
Всего комиссией проверено более 30 тыс. вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и их электронных карточек.
Выявленные в ходе проведения проверок замечания принимаются к сведению сотрудниками отделами ЗАГС и в дальнейшей деятельности исключаются.