Обзор по результатам проверок отделов ЗАГС органов местного самоуправления за 1 полугодие 2019 года

  В соответствии с Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области, утвержденным постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313, Управление записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  Основной формой осуществления контроля в отношении отделов ЗАГС органов местного самоуправления (далее — отделы ЗАГС) является проведение плановых и внеплановых проверок их деятельности.

  Проведение проверок органов ЗАГС осуществлялось в соответствии с приказом Управления от 25.06.2012 № 68 «Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением записи актов гражданского состояния Курганской области государственной функции по осуществлению контроля за исполнением органами местного самоуправления переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Курганской области» (далее — Административный регламент) с соблюдением всех административных процедур.

  В 1 полугодии 2019 года проведено 3 плановых проверки с выездом по месту нахождения органов ЗАГС (в 1 полугодии 2018 года были проведены также 3 проверки):
- отдел ЗАГС Администрации Лебяжьевского района (с 27 марта по 29 марта 2019 года);
- отдел ЗАГС Администрации Шадринского района (с 24 апреля по 26 апреля 2019 года);
- отдел ЗАГС Администрации Частоозерского района (с 22 мая по 24 мая 2019 года).

  Внеплановые проверки в 1 полугодии 2019 года не проводились.

  В результате контрольной деятельности Управлением изучался вопрос организации деятельности и соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  В ходе проведенных проверок с целью реализации контрольных функций комиссией проведен анализ структуры и организации деятельности отделов ЗАГС; вопросов учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющихся документами строгой отчетности; взаимодействия отдела ЗАГС с другими органами и организациями в рамках предоставления информации на поступающие запросы; работы, проводимой отделом ЗАГС с обращениями граждан, своевременности их рассмотрения; достоверности, полноты и своевременности представления отделом ЗАГС отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в адрес Управления; мероприятий, проведенных отделом ЗАГС, по защите и сохранности информации, по оказанию государственных услуг по заявлениям граждан, поступившим через ГБУ «МФЦ», Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее — ЕПГУ), о мероприятиях по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ГБУ «МФЦ» и ЕПГУ, о мероприятиях по организации работы по переводу записей актов гражданского состояния в электронную форму, о предоставлении бесплатной юридической помощи.

  По результатам плановых проверок в соответствии с Административным регламентом составлены акты проверок. Возражения по итогам проведения проверок от органов ЗАГС не поступали.

  Проверка отдела ЗАГС Администрации Лебяжьевского района Курганской области показала следующее:
- в отделе ЗАГС отсутствует отдельная регистрация обращений граждан и отдельные номенклатурные дела, в которые должны быть помещены обращения граждан и документы по их рассмотрению, в том числе карточки личного приема граждан;
- обращения граждан, поступающие по электронной почте, в отделе ЗАГС не регистрируются и заявителям не направляются официальные ответы;
- номенклатурные дела в отделе ЗАГС формируются не в пределах календарного года, а по мере накопления, и документы в дела не всегда помещаются в соответствии с наименованием дела;
- в должностных инструкциях сотрудников отдела ЗАГС используются нормативные акты, утратившие силу;
- не проводятся активные мероприятия по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ».

  В результате проверки отдела ЗАГС Администрации Шадринского района Курганской области установлено следующее:
- в правоустанавливающих документах отдела ЗАГС имеются существенные разночтения в наименованиях должностей муниципальной службы Курганской области, занимаемых сотрудниками отдела ЗАГС ;
- в должностных инструкциях сотрудников отдела ЗАГС используются нормативные акты, утратившие силу;
- ответы на обращения граждан достаточно краткие и не содержат исчерпывающей информации по рассматриваемым вопросам;
- заявления установленной формы о выдаче документов, подтверждающих факт государственной регистрации актов гражданского состояния, поступающие в рамках статьи 9 Федерального закона от 15.11.1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», рассматриваются как обращения граждан;
- на стенде отдела ЗАГС информация о предоставляемых через ЕПГУ государственных услугах в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния содержит не полный перечень оказываемых услуг;
- в местах предоставления государственных услуг населению буклеты и памятки о порядке получения государственных услуг через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ» отсутствуют.

  Проверкой выявлено, что в отделе ЗАГС Администрации Частоозерского района Курганской области:
- правоустанавливающими документами предусмотрен порядок замещения руководителя отдела ЗАГС, который на момент проверки не имеет практической реализации в соответствии с требованиями законодательства;
- номенклатурные дела формируются не в пределах календарного года, а по мере накопления; некоторые дела проиндексированы неверно;
- некоторые обращения, поступающие от граждан, не проходят надлежащий регистрационный учет;
- не проводятся активные мероприятия по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ»;
- информация об оказании бесплатной юридической помощи, размещенная в месте приема граждан, не является актуальной и содержит информацию по состоянию на 2017 год применительно к функционированию государственной системы бесплатной юридической помощи на территории Курганской области.

  Члены комиссии отметили, что в отделах ЗАГС, в которых проходили проверки, организована работа по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 года № 254 «Об утверждении Правил перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)».

  Выявленные в ходе проведения проверок замечания принимаются к сведению сотрудниками отделами ЗАГС и в дальнейшей деятельности исключаются.