Обзор по результатам проверок отделов ЗАГС органов местного самоуправления за 2020 год

  В соответствии с Положением об Управлении записи актов гражданского состояния Курганской области, утвержденным постановлением Администрации (Правительства) Курганской области от 10 июля 2007 года № 313, Управление записи актов гражданского состояния Курганской области (далее — Управление) осуществляет контроль за исполнением органами местного самоуправления муниципальных образований Курганской области переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  Основной формой осуществления контроля в отношении отделов ЗАГС органов местного самоуправления (далее — органы ЗАГС) является проведение плановых и внеплановых проверок их деятельности.

  Проведение проверок органов ЗАГС в 2020 году осуществлялось согласно плану проведения проверок органов местного самоуправления, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Курганской области на 2020 год, утвержденному приказом Управления от 29 октября 2019 года № 60 в соответствии с приказом Управления от 28 декабря 2019 № 88 «Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением органами местного самоуправления Курганской области переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния» (далее — Порядок организации контроля) с соблюдением всех процедур.

  В 2020 году проведено 3 плановых проверки с выездом по месту нахождения органов ЗАГС (в 2019 году было проведено 4 проверки):
- отдел ЗАГС Администрации Далматовского района (с 3 февраля 2020 года по 14 февраля 2020 года);
- отдел ЗАГС Администрации Мишкинского района (с 1 июля 2020 года по 14 июля 2020 года);
- отдел ЗАГС Администрации Петуховского района (с 1 октября 2020 года по 14 октября 2020 года).

  Внеплановые проверки в 2020 году не проводились.

  Следует отметить, что в связи с угрозой распространения на территории Курганской области новой коронавирусной инфекции в соответствии с постановлением Губернатора Курганской области от 16 марта 2020 года № 2 «О введении режима повышенной готовности», поручением Губернатора Курганской области от 20 марта 2020 года № 01-543/20Р, приказом Управления от 27 марта 2020 года № 29 «О внесении изменения в приказ Управления записи актов гражданского состояния Курганской области от 29 октября 2019 года № 60 «Об утверждении плана проведения проверок органов местного самоуправления, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния, на 2020 год» плановая проверка деятельности отдела ЗАГС Администрации Щучанского района Курганской области, запланированная на апрель 2020 года, была отменена.

  В результате контрольной деятельности Управлением изучался вопрос организации деятельности и соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

  В ходе проведенных проверок с целью реализации контрольных функций комиссией проведен анализ структуры и организации деятельности органов ЗАГС; вопросов учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющихся документами строгой отчетности; взаимодействия органов ЗАГС с другими органами и организациями в рамках предоставления информации на поступающие запросы; работы, проводимой органами ЗАГС с обращениями граждан, своевременности их рассмотрения; достоверности, полноты и своевременности представления органами ЗАГС отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в адрес Управления; мероприятий, проведенных органами ЗАГС, по защите и сохранности информации, по оказанию государственных услуг по заявлениям граждан, поступившим через ГБУ «МФЦ», Единый портал государственных и муниципальных услуг (далее — ЕПГУ), о мероприятиях по популяризации получения государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния через ГБУ «МФЦ» и ЕПГУ, о мероприятиях по организации работы по переводу записей актов гражданского состояния в электронную форму, о предоставлении бесплатной юридической помощи.

  По результатам плановых проверок в соответствии с Порядком организации контроля составлены акты проверок. Возражения по итогам проведения проверок от органов ЗАГС не поступали.

  Проверка отдела ЗАГС администрации Далматовского района Курганской области показала следующее:
- в должностных инструкциях руководителя и ведущего специалиста отдела ЗАГС указаны нормативные правовые акты, утратившие силу. Должностная инструкция ведущего специалиста не предусматривает предоставление государственной услуги по перемене имени;
- при формировании номенклатуры дел: наименования граф не соответствуют содержанию; нарушается нумерация дел; допускаются пропуски в перечне номенклатурных дел; отсутствуют ссылки на статьи по перечню, в соответствии с которым определены сроки хранения; состав документов, формируемых в дело, не всегда соответствует наименованию;
- заявления установленной формы о выдаче повторных документов учитываются как обращения граждан. Заявления граждан о выдаче справок о брачной правоспособности рассмотрены с нарушением установленного действующим законодательством порядка;
- на информационных стендах и в местах приема граждан отсутствует информация о порядке получения государственных услуг через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ». Сведения об оказании бесплатной юридической помощи также не размещены в местах, доступных для граждан.

  В результате проверки отдела ЗАГС Администрации Мишкинского района Курганской области установлено следующее:
- в должностных инструкциях заведующего отделом ЗАГС и ведущего специалиста отдела ЗАГС указаны нормативные правовые акты, утратившие силу. Должностные инструкции заведующего отделом ЗАГС и ведущего специалиста устанавливают более узкий перечень обязанностей, чем фактически осуществляется сотрудниками, в том числе не соответствует запрошенному и предоставленному перечню ролей в ФГИС «ЕГР ЗАГС»;
- при организации делопроизводства: номенклатурные дела формируются по мере накопления; отсутствуют ссылки на статьи по перечню, в соответствии с которым определены сроки хранения; состав документов, формируемых в дело, не всегда соответствует наименованию; в дела с постоянным сроком хранения помещаются черновые документы; обложки дел не оформляются надлежащим образом;
- заявления установленной формы о выдаче повторных документов учитываются как обращения граждан. Отсутствует необходимый учет, регистрация и хранение обращений граждан;
- отсутствуют оригиналы статистической отчетности, представленной в Управление;
- нарушается установленный Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее — Федеральный закон № 143-ФЗ) порядок рассмотрения запросов организаций о выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния и запросов органов о предоставлении сведений об актах гражданского состояния
- на информационных стендах и в местах приема граждан отсутствует информация о порядке получения государственных услуг через ЕПГУ и ГБУ «МФЦ». Сведения об оказании бесплатной юридической помощи также не размещены в местах, доступных для граждан.

  Проверкой выявлено, что в отделе ЗАГС Администрации Петуховского района Курганской области:
- в положении об отделе ЗАГС дублируются полномочия по истребованию личных документов в соответствии с действующим законодательством;
- в должностных инструкциях начальника, ведущего специалиста и специалиста 1 категории отдела ЗАГС указаны нормативные правовые акты, утратившие силу. Должностные инструкции ведущего специалиста и специалиста 1 категории устанавливают более узкий перечень обязанностей, чем фактически осуществляется сотрудниками, в том числе не соответствует запрошенному и предоставленному перечню ролей в ФГИС «ЕГР ЗАГС». Порядок замещения начальника отдела ЗАГС, установленный должностными инструкциями, не соответствует структуре и штатному расписанию работников отдела ЗАГС. В должностной инструкции специалиста 1 категории отдела ЗАГС неверно указывается наименование должности муниципальной службы. Указанный в должностной инструкции начальника отдела ЗАГС перечень государственных услуг, оказываемых в соответствии с административным регламентом, не соответствует наименованию в Административном регламенте предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденном приказом Минюста России от 28 декабря 2018 г. № 307 (далее — Административный регламент);
- при организации делопроизводства: номенклатурные дела формируются по мере накопления; состав документов, формируемых в дело, не всегда соответствует наименованию; заголовки некоторых дел не соответствуют положениям Федерального закона № 143-ФЗ и Административного регламента в части наименования государственной услуги;
- заявления установленной формы о выдаче повторных документов учитываются как обращения граждан. Отсутствует необходимый учет, регистрация и хранение обращений граждан. В ходе личного приема не ведутся карточки личного приема граждан;
- нарушается установленный Федеральным законом № 143-ФЗ порядок рассмотрения запросов организаций о выдаче повторных документов о регистрации актов гражданского состояния и запросов органов о предоставлении сведений об актах гражданского состояния;
- на информационных стендах и в местах приема граждан отсутствует информация о порядке получения государственных услуг через ГБУ «МФЦ».

  Члены комиссии отметили в органах ЗАГС высокий уровень организации работы по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2017 года № 254 «Об утверждении Правил перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)».

  Выявленные в ходе проведения проверок замечания принимаются к сведению сотрудниками органов ЗАГС и в дальнейшей деятельности исключаются.