Порядок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)


Государственная регистрация актов гражданского состояния осуществляется посредством составления двух идентичных экземпляров на бланке соответствующей формы, куда включаются сведения, предусмотренные Федеральным законом от 15.11.1997г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее-Закон).

 

В соответствии с пунктом 4 статьи 7 Закона первые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные в пределах года, собираются в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу):

- по номинальному признаку, то есть по видам: о рождении, о заключении брака, о расторжении брака, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени, о смерти;

- по хронологическому признаку, то есть по дате регистрации и порядковому номеру записи акта гражданского состояния.

В таком же порядке собираются в актовую книгу вторые экземпляры записей.

В целях обеспечения сохранности актовая книга прошивается, нумеруется и скрепляется печатью.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее - Основные правила) каждая актовая книга содержит не более 250 листов. Если количество записей актов гражданского состояния одного вида превышает 250 листов, то формируется несколько актовых книг.

Актовые книги размещаются по видам записей актов гражданского состояния на стеллажах архивохранилища с соответствующим видовым указателем в хронологическом порядке в соответствии с порядковым номером условных знаков видов записей актов гражданского состояния.

Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния хранятся в органе записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также метрические книги, составленные до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния, хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.

Первые и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые составлены консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, по истечении календарного года вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, передаются на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Во исполнение Закона Правительство Российской Федерации уполномочило Министерство юстиции Российской Федерации совместно с Министерством иностранных дел Российской Федерации утвердить правила передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния"). В соответствии с приказом Министерства юстиции России и Министерства иностранных дел Российской Федерации от 02.09.2008 г. N 175/13527 "Об утверждении Правил передачи первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации" первые экземпляры записей актов гражданского состояния вместе с делами, сформированными из документов, послуживших основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния передаются в орган исполнительной власти города Москвы, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории города Москвы (или его структурное подразделение), - уполномоченный орган ЗАГС города Москвы. Вторые экземпляры записей актов гражданского состояния передаются в орган исполнительной власти Московской области, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Московской области (или его структурное подразделение), - уполномоченный орган ЗАГС Московской области.

Создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах записи актов гражданского состояния обеспечивают органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Информация подготовлена
заведующим сектора хранения и выдачи
документов отдела ЗАГС Курганской области
О.Л. Калининой 



12.09.2012