Интерактивный портал службы занятости населения
Нотариусы на проводе

Причины отсутствия сведений, подтверждающих факт регистрации акта гражданского состояния


Органы ЗАГС Российской Федерации производят государственную регистрацию актов гражданского состояния.

На сегодняшний день государственной регистрации в порядке, установленном Федеральным законом, подлежат акты гражданского состояния: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть.

И вся эта информация хранится систематизированно, часть даже в электронном виде. Но не стоит заранее рассчитывать, что в органах ЗАГС есть вся нужная вам информация. 

Начнем с истории.

18 декабря 1917 года был принят декрет СНК РСФСР «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния», уничтоживший старый порядок ведения актовых записей. За церковью оставили культовые функции, то есть там и позже регистрировали крещения, венчания и отпевания, но рождение, брак и смерть с тех пор намеревалось регистрировать само государство. В результате часть метрических записей утеряна, часть рождений, браков и смертей не зарегистрирована, часть актовых записей написана задним числом и, в результате, даты, места и годы рождения в разных документах и источниках могут быть перепутаны.

Итак, рассматриваем процесс передачи метрических книг. Сначала предполагалось, что функция регистрации будет передана земским органам. III Всероссийский съезд Советов в январе 1918 года вынес решение о повсеместной ликвидации земств, но осуществлено это было не немедленно, 1 марта 1918 года, то есть, когда решение о ликвидации уже приняли, в нормативных документах предлагалось использовать «налаженный механизм» исполнительной власти - городскую или земскую управу, при условии признания ею власти Советов и ответственности за свою работу перед ними. Но чем дальше от Москвы, тем позже были ликвидированы земства.

В некоторых местах регистрацию вели при нотариальных отделах советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, а в некоторых не вели вообще. В Москве, например, подотделы ЗАГС при административных отделах районных Советов депутатов открылись 1 января 1919 года.

14 октября 1919 года Центрозагс разослал циркуляр о законной силе метрических свидетельств. Признавались законными все документы о рождениях, смертях и браках, выданные религиозными или соответствующими им организациями не позднее 31 декабря 1917 года, а также метрические документы (с той же ограничительной датой выдачи) о религиозных браках, совершенных не позднее 20 декабря 1917 года. После этого циркуляра, то есть в конце 1919 года, органы ЗАГС более активно занялись концентрацией у себя метрических церковных книг, забирая к себе соответствующие книги из церквей своей территории. Как правило, при изменении административно-территориального деления, все соответствующие фонды передают, но часть их может (вовсе не по злому умыслу) остаться и на старом месте.

Часто записи, включая и место рождения, делались «со слов» и вполне могли содержать в себе данные, не соответствующие действительности.

Из отдаленных деревень в волостные исполкомы идти было далеко, да и специалистов не было. По этой причине многие акты оставались не зарегистрированными, или в лучшем случае составлялись неграмотные актовые книги. Записи вели небрежно, акты в книгах не подписывались должностными лицами, записи аннулировались техническими сотрудниками без указания причины и основания аннулирования. Никаких оговорок об исправлении слов текста не делалось.

Примерно в середине 1920 года вместо метрических книг ввели специальные формы записей актов гражданского состояния. На каждый факт изменения гражданского состояния составляли отдельный акт в двух экземплярах, которые юридически имели одинаковую силу. Бланки отпечатали типографским способом в виде анкеты, которая должна была заполняться от руки и затем должным образом оформляться (заверяться подписями должностных лиц и печатью). Записи актов гражданского состояния сшивались в актовую книгу.

Очень часто менялось административное подчинение органов ЗАГС, что вносило в этот процесс еще большую путаницу, поскольку одновременно постоянно менялась форма актовых записей.

Далеко не все актовые записи передавались в архивы вовремя и даже часть метрических книг до сих пор хранится на местах, в местных органах ЗАГС – при отсутствии их в областном архиве.

В июле 1934 года органы ЗАГС как ведомство, хранящее первостепенную информацию по текущему учету населения, были включены в структуру подразделений Наркомата внутренних дел. Сотрудников отделов ЗАГС ранжировали по милицейским чинам, начальники отделов получили лейтенантские погоны. И вот тогда, в работе органов ЗАГС попытались навести порядок. 27 июня 1936 года было принято Постановление ВЦИК о своевременной регистрации актов рождения и смерти. 29 августа 1937 года Приказом НКВД была утверждена Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния.

Но тут началась война.

Во время войны акты гражданского состояния во многих местах вообще не регистрировали. Например, в Ленинграде во время блокады мало кто ходил в органы ЗАГС оформлять факт смерти, потому что там были огромные очереди. И, безусловно, получить сведения по персоналиям о смерти во время блокады очень трудно.

8 сентября 1943 года был принят Указ Президиума Верховного Совета СССР об усыновлении, в котором предусматривалась возможность записи усыновленных детей в качестве родных детей. Актовые записи при этом исправлялись. Все супружеские пары, состоящие в фактических брачных отношениях, для их официального признания (узаконения) обязаны были зарегистрировать брак в органах ЗАГС. Если фактический брак не был зарегистрирован, он сохранял правовую силу только до 8 июля 1944 года.

В ряде регионов, затронутых Великой Отечественной войной, есть пробелы в актовых записях за 10, 20 и более лет. В 1945-1950 годах в связи с обменом паспортов в отделах ЗАГС резко увеличилось количество дел по восстановлению актовых записей и их изменению, то есть существенная часть актовых записей восстановлены, возможно, изначально они были совсем другие.

На сегодняшний день бывает, что бланк свидетельства, подтверждающего факт государственной регистрации акта гражданского состояния, содержит больше строк, чем содержится данных в актовых записях, находящихся на хранении в органах ЗАГС и государственных архивах. Это связано с тем, что форма бланков актовых записей многократно менялась, то добавляя сведения, то урезая. До конца 1960-х - начала 1970-х годов информация в актовых записях была крайне скудна. В записях о брачующихся и умерших дату и место рождения как правило не указывали, только возраст. Мало того, в записях о рождении не было графы «место рождения» и графы «отчество ребенка». Естественно, что до определенного периода не было сведений о гражданстве. При этом повторное свидетельство или справка выписываются в соответствии с актовой записью.

В связи с малой грамотностью специалистов очень часто допускались ошибки в заполнении актовой записи. Встречаются записи, например, о браке за первую половину прошлого века, где строки о фамилии, имени, отчестве как жениха, так и невесты заполнены с ошибками. В таких случаях человеку, нуждающемуся в повторном документе, приходится обращаться в орган ЗАГС по вопросу внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.

Так и в архиве Управления ЗАГС Курганской области (далее - Управление) есть такие пробелы сроком в 10 лет. По архиву отдела ЗАГС Альменевского района отсутствуют актовые книги за период с 1930 по 1939 год. По отделам ЗАГС Администраций Катайского, Куртамышского, Притобольного, Петуховского и некоторых других районов отсутствуют актовые книги за период с 1930 по 1934 год. За период военных лет часто встречается отсутствие актовых записей по некоторым сельским советам.

В соответствии с Федеральным законом №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении 100 лет со дня их составления передают на постоянное хранение в государственные архивы.

Актовые книги из отделов ЗАГС органов местного самоуправления передают в орган ЗАГС соответствующего субъекта Российской Федерации, чтобы сверить актовые книги с их вторыми экземплярами, а потом передать в государственный архив. После сверки вторые экземпляры актовых записей уничтожают, а первые экземпляры передают в государственные архивы.

Если в орган ЗАГС субъекта (например, в Управление) поступил запрос на выдачу повторного свидетельства, а записи за определенный период уже переданы на хранение в государственный архив, в данном примере Управление запрашивает из Государственного архива Курганской области (далее - Госархив) копию соответствующей записи акта гражданского состояния, либо архивную справку, на основании которой выдается повторное свидетельство. Архивная справка, подтверждающая факт регистрации гражданского состояния, в данном случае выдается специалистами Госархива.

Тем не менее, обратиться в Госархив или органы ЗАГС за документом, подтверждающим факт государственной регистрации акта гражданского состояния иногда просто заставляют жизненные обстоятельства. 

Информация подготовлена
специалистом 1 разряда
сектора учёта и хранения записей актов
гражданского состояния Управления ЗАГС
О.А. Бруснициной 




20.10.2011

Фотографии к статье