Согласно статье 7 Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» документы иностранных граждан и лиц без гражданства, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные для государственной регистрации актов гражданского состояния, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

  Легализация документа — это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы и организации другого государства. Суть легализации состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, печати или штампа должностного лица, выдавшего документ.

  Существует два способа легализации документов:

  - консульская легализация;

  - проставление апостиля.

  Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати уполномоченного государственного органа на таких документах с целью использования их в другом государстве.

  Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации, находящемся на территории этого государства. Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России. И в том и другом случае может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык.

  Процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. При этом документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.

  В целях упрощения признания иностранных документов в 1961 году в Гааге (Нидерланды) была подписана конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов — Гаагская конвенция. На территории Российской Федерации она вступила в законную силу 31 мая 1992 года.

  В соответствии с Гаагской конвенцией документы, предназначенные для представления в официальные органы государств — участников конвенции, удостоверяются в особом порядке. Компетентным органом государства, в котором документ был совершен, проставляется специальный штамп — апостиль (удостоверительная надпись). Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен документ. Подпись, печать или штамп, проставленные компетентным органом на апостиле, не требуют дальнейшего заверения или легализации. Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран — участниц Гаагской конвенции.

  Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом, он имеет форму квадрата со сторонами не менее 9 сантиметров. Заголовок «APOSTILLE /Convention de la Haye du 5 octobre 1961/» должен быть дан на французском языке, в то время как сам текст апостиля может быть составлен на официальном языке выданного органа. Каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В соответствии с Гаагской конвенцией дипломатические представительства и консульские учреждения в России государств — участников не проставляют апостиль и не должны легализовать документы, составленные властями представляемого государства.

  В Российской Федерации апостиль проставляют:

  - органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации (на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации);

  - органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации (на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от  упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС);

  - отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации (на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации);

  - архивные органы субъектов Российской Федерации (на документах, выдаваемых подведомственными им архивами);

  - Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации (на докумен-тах, оформляемых по линии прокуратуры).

  В соответствии со статьей 1 Гаагской конвенции апостиль не проставляется на следующих документах:

  - совершенных дипломатическими или консульскими агентами (эти документы лега-лизуются в Департаменте консульской службы МИД России);

  - имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

  Следует учитывать, что иностранные документы могут быть переведены на русский язык, с них могут быть сняты копии в консульских учреждениях Российской Федерации за границей или в нотариальных конторах на территории России лишь в том случае, если они легализованы в установленном порядке или на них проставлен апостиль.

  Легализация и проставление апостиля не могут быть потребованы, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур. Так, двусторонние договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенные Российской Федерацией с рядом государств, а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 года в городе Минске, определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения (без легализации и без апостиля). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод.

 Список стран — участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов

 Список государств-участников Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам