По истечении ста лет органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния актовые и метрические книги в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Актовые и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Приказом Росархива и Министерства юстиции Российской Федерации от 2 августа 1999 года № 38/230 утверждены Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (далее – Правила).

Орган ЗАГС, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передает актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния. В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов, гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния. На листе - заверителе производится отметка о проведении сверки.

Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГС субъекта Российской Федерации. Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.

Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых и метрических книг, а также акт о передаче актовых и метрических книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив.

Для передачи и приема актовых и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГС, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГС субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Актовые книги и метрические книги передаются и принимаются поединично.

Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.